Rollebaseret krisestyring

Krisestaben arbejder rollebaseret. Det betyder, at fem roller skal varetages af krisestaben uanset, hvor mange personer der er til rådighed og uagtet personernes kompetenceniveau.

Rollerne kan senere omfordeles, og flere personer kan deles om én rolle, så længe de formår at koordinere opgaveløsningen internt.

Til hver rolle findes et action card med de konkrete opgaver og skabeloner, som skal anvendes i opgaveløsningen. Herved sikres, at andre kan involveres i opgavens løsning, indtil den rette leder/specialist/ressourceperson kan deltage. 

Print rollebeskrivelserne, så de er lette at tage i brug, hvis krisen indtræffer.

1. Kriselederen (pdf)
2. Ansvarlig for situationsbillede, logføring og dokumentation (pdf)
3. Ansvarlig for involverede personer (pdf)
4. Løsningsansvarlig (pdf)
5. Ansvarlig for kommunikation (pdf)

I delplanerne for de enkelte direktørområder er rollerne som udgangspunkt tildelt navngivne ledere/medarbejdere, og der er angivet stedfortrædere. Er det ikke tilfældet, skal kriselederen umiddelbart efter krisestabens aktivering fordele de fire øvrige roller til de relevante ledere/medarbejdere. 

Beredskabsdirektøren, eller en af denne udpegede repræsentant, understøtter krisestaben i dens håndtering af krisen.

 

Kriselederen har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt.

Kriselederen modtager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af eksempelvis kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen.

Kriselederen har ansvaret for at aktivere af den øvrige krisestab og for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab.

Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og arbejder for et optimalt samarbejde.

Kriselederen har ansvar for, at det overordnede situationsbillede altid er opdateret, og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben.

Kriselederen har ansvar for underretning af det politiske niveau i samråd med kommunaldirektøren. Kriselederen har også ansvar for at få det nødvendige mandat til krisestabens løsninger.

Kriselederen har ansvar for

• at de nødvendige økonomiske ressourcer er til rådighed for opgaveløsningen. 
• at indsatte enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen 
• at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed.

Kriselederen har det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen.

Den ansvarlige for situationsbillede, log og dokumentation (sekretariatsfunktionen) har ansvar for at indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede. Endvidere skal sekretariatsfunktionen sørge for, at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser. Dokumentationen foretages i en krisestyringslog. 

Sekretariatsfunktionen for krisestaben sikrer løbende journalisering af dokumenter i kommunens dokumenthåndteringssystem.

Den ansvarlige for de involverede personer skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v.

Som personansvarlig sikrer man et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvarlige udarbejder.

Den personansvarlige sørger for, at der er kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet, hvor eventuelle tilskadekomne indbringes eller på arbejdspladsen, som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse.

Den personansvarlige sørger for opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet.

Som løsningsansvarlig indgår man i krisestaben som den, der konkret og praktisk arbejder for, at ramte kritiske funktioner kan videreføres hurtigst muligt. 

Den løsningsansvarlig har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over, hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen.  Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer er nede? Hvor hurtigt kan kommunen være tilbage på sporet med en midlertidig løsning? Og hvad koster det? 

Den kommunikationsansvarlige har til formål at sikre hurtigt, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper.

Den kommunikationsansvarlige aktiverer Indsatsplan for krisekommunikation.

Den kommunikationsansvarlige har som primæropgave at udarbejde en opdateret interessent-analyse, så kriseleden får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation.

Den kommunikationsansvarlige udarbejder udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution.