Krisekommunikation
Denne side er relevant for kommunikationsansvarlige i en given krise.
Formål
God krisekommunikation skal:
- sikre hurtig og relevant kommunikation med og information til interessenter/målgrupper (fx borgere, brugere, pårørende, ansatte, pressen, samarbejdspartnere m.fl.).
- bidrage til at skabe tryghed og tillid til Viborg Kommune.
- understøtte, at vi løser krisen bedst muligt.
- sikre tilstrækkelig information om situationen, så vi undgår usikkerhed, rygter og spekulationer.
Kriseledelsen afgør hvem, der udtaler sig om situationen. Kriseledelsen sikrer tæt koordination med politiet og andre myndigheder - også i forhold til kommunikation.
Guide til god krisekommunikation
- Talspersonen skal være så åben, proaktiv og tilgængelig som muligt
- Hav styr på fakta og få opdateret fakta løbende.
- Når fakta er bekræftet: Gå selv ud med nyheder og opdateringer så hurtigt som muligt. Giv opdateringen en tidsangivelse.
- Fortæl, hvad du ved, og kun hvad du ved.
- Fortæl, hvornår du forventer at vide mere.
- Erkend, hvis der er begået fejl.
- Vær i tæt dialog med centrale aktører.
- Hold øje med pressens omtaler og korriger fejl med det samme.
- Vurdér behovet for intern kommunikation.
Nøglespørgsmål i forbindelser med kriser
- Hvad er der sket? Hvad, hvor, hvornår, hvor mange, hvor længe, hvorfor (formodet årsag?)
- Hvad er seneste nyt?
- Hvad er kommunens rolle i krisen?
- Hvad ved vi endnu ikke?
- Hvordan skal borgerne forholde sig?
- Hvad gør kommunen nu?
- Hvem kan man kontakte for mere information?
- Hvornår og hvor opdaterer vi information næste gang?
Sådan gør du, når krisen opstår
Ledelsen i direktørområdet kontakter kommunikationschefen på 87 87 83 00 og nedsætter en krisestab, som fordeler roller og udpeger talsperson(er)
Læs mere om rollebaseret krisestyring.
Kommunikationsafdelingen
- udarbejder interessent-/målgruppeanalyse og hovedbudskaber
- opdaterer indhold på kommunens hjemmeside, sociale medier og intranet – evt. i samarbejde med lokale indholdsredaktører
- koordinerer og rådgiver om pressekontakt efter aftale med kriseledelsen
- bistår kriseledelsen med at overvåge mediebilledet og løbende vurdere behov for yderligere information, ændringer osv.
Kanaler
Kommunikationsafdelingen er ansvarlig for, at kommunens sociale medier, hjemmeside og intranet (Vicki) hurtigt kan aktiveres og opdateres i tilfælde af en krise. Kommunikationsafdelingen kan desuden sende mails til alle medarbejdere, der er oprettet i kommunens it-system.
Pressen kontaktes efter aftale med krisestaben. Det er den udpegede talsperson, der besvarer henvendelser fra pressen.
Enkelte institutioner under Viborg Kommune har egne sociale medier, som også kan aktiveres i forbindelse med en krisesituation på deres område.
Kontaktoplysninger:
Pressevagten, Viborg Kommune: 87 87 83 83
Kommunikationschef Lene Christensen, 87 87 83 00.
Stedfortræder:
Kommunikationskonsulent Marianne Fauerholdt, 87 87 83 02.