Krisekommunikation

Kommunikation er en integreret del af kriseledelsen.

Denne generelle plan om krisekommunikation er et supplement og en overbygning til den kommunikation, der er beskrevet i de enkelte indsatsplaner i Viborg Kommunes beredskabsplan (Plan for fortsat drift).

Formål

Formålet med krisekommunikationsplanen er at

  • sikre hurtig og relevant kommunikation med og information til borgere, brugere, ansatte, samarbejdspartnere og andre, så vi kan minimere de negative konsekvenser af krisen
  • bidrage til at skabe tryghed og tillid til Viborg Kommune og dermed fastholde et godt omdømme, så vi fremstår åbne, handlekraftige, kompetente, ansvarlige og menneskelige
  • løse krisen på en tilfredsstillende måde og få evt. ramte borgere til at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde
  • undgå, at der opstår et informations-tomrum, der hurtigt bliver fyldt med rygter og spekulationer, og som kan forstærke krisen og oplevelsen af krisen.

Kriseledelsen afgør hvem, der udtaler sig om situationen. De kommunikationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet og andre myndigheder.

Leveregler ved krisekommunikation:

  1. Vær tilgængelig. Kontaktpersoner skal til at være fat på. Ring altid tilbage, hvis du har lovet det.
  2. Udpeg en talsmand.
  3. Hav styr på fakta og opdater fakta løbende.
  4. Vær så åben og proaktiv som muligt. Når fakta er bekræftet: Gå selv ud med nyheder og opdateringer så hurtigt som muligt. Giv opdateringen en tidsangivelse.
  5. Fortæl, hvad du ved, og kun hvad du ved. Men fortæl også, hvornår du forventer at vide mere.
  6. Erkend, hvis der er begået fejl
  7. Vær i tæt dialog med centrale aktører
  8. Krisen kan pludselig vokse sig større – vær klar.
  9. Overvåg presseomtale og korriger fejl med det samme.
  10. Husk, at Viborg Kommunes medarbejdere også er en vigtig målgruppe, som ikke skal læse om krisen i medierne.  

Kontaktoplysninger:

  • Kommunikationschef Marianne Thingholm, 87 87 83 00
  • Back up: Kommunikationskonsulent Lene Bækgaard, 87 87 83 05
    eller kommunikationskonsulent Marianne Fauerholdt, 87 87 83 02

Handlinger:

  1. Ledelsen i den berørte forvaltning/stab kontakter kommunikationschefen på 87 87 83 00
  2. Ledelsen i den berørte forvaltning/stab nedsætter en krisestab, som fordeler roller og udpeger talsperson(er)
  3. Krisestaben afdækker fakta og udarbejder responsstrategi
  4. Kommunikationschefen organiserer kommunikationsarbejdet - evt. i samarbejde med medarbejdere i linjeorganisationen  

Kommunikationsafdelingen

  • udarbejder målgrupper og hovedbudskaber
  • opdaterer indhold på kommunens hjemmeside, Facebook og intranet – evt. i samarbejde med lokale indholdsredaktører
  • koordinerer og rådgiver om pressekontakt efter aftale med kriseledelsen
  • bistår kriseledelsen med at overvåge mediebilledet og løbende vurdere behov for yderligere information, ændringer osv.            

Kanaler:

Kommunikationsafdelingen er ansvarlig for, at kommunens Facebookside, hjemmeside og intranet hurtigt kan aktiveres og opdateres i tilfælde af en krise. Kommunikationsafdelingen kan desuden sende mails til alle medarbejdere, der er oprettet i kommunens it-system.

Pressen kontaktes efter aftale med krisestaben. Det er den udpegede talsperson, som kontakter pressen og besvarer henvendelser fra pressen.

En række institutioner under Viborg Kommune har egne Facebooksider, som også kan aktiveres i forbindelse med en krisesituation på deres område.                

Sidst opdateret: 19.01.2018