Stabenes delplan

Stabene varetager primært interne funktioner. Disse funktioner kan blive ramt af forhindringer som f.eks. mandefald, systemnedbrud og lignende.

It og Digitalisering har følgende kritiske funktioner, hvortil der er knyttet indsatsplaner:

• Bortfald af eksterne digitale net
• Bortfald af elforsyning eller lynnedslag
• Cyberangreb

De øvrige dele af stabene bidrager til den overordnede og tværgående krisehåndtering i form af ressourcepersoner inden for områderne:

• Stabs- og Byrådssekretariatet: Sekretariatsfunktion for krisestaben, posthåndtering og dokumentation
• Kommunikation: Deltagelse i krisestaben og understøttende funktion i krisesituationer
• Personale og Organisation: Håndtering af personalemæssige forhold i forbindelse med krisestyring
• Økonomi: Betaling til leverandører og borgere
• Udbud og Indkøb: Indkøb af kritiske varer, f.eks. værnemidler

Stabenes interne krisestyring er organiseret på to niveauer:

1. Stabenes øverste krisestab – samles i særligt skærpede og tværgående situationer. Lederen af den øverste kriseledelse beslutter, hvornår staben aktiveres.
2. It og Digitaliserings krisestab – samles, når krisen omfatter dette funktionsområde, og krisen vurderes at kunne håndteres inden for dette område.

Stabenes øverste krisestab

Kriseleder

Direktør for Beskæftigelse og Økonomi & Personale, Klaus Christiansen
Tlf. 87 87 89 00, mail: klc@viborg.dk

Stedfortræder
Kommunaldirektør, Lasse Jacobsen
Tlf. 87 87 80 01, mail: laj@viborg.dk

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

Sekretariatschef Susanne Tjørnelund Meisner
Tlf. 87 87 80 06, mail: smei@viborg.dk 

Stedfortræder
Udviklingskonsulent Martin Olesen
Tlf. 87 87 86 17, mail: mox@viborg.dk

Ansvarlig for involverede personer

Personalechef Hanne Jansfort
Tlf. 93 59 80 45, mail: haja@viborg.dk 

Stedfortræder
Afdelingsleder Frederik Borg Pedersen
Tlf. 21 27 81 08, mail: fpe@viborg.dk 

Løsningsansvarlig

Økonomichef Jørgen Bach
Tlf. 87 87 89 56, mail: job@viborg.dk 

Stedfortræder
Afdelingsleder Bjarne Hansen
Tlf. 87 78 89 35, mail: bjha@viborg.dk

Ansvarlig for kommunikation

Sekretariatschef Stabs- og Byrådssekretariat og konstitueret kommunikationschef Susanne Tjørnelund Meisner
Tlf. 87 87 80 06, mail: smei@viborg.dk 

Stedfortræder 
Kommunikationskonsulent Marianne Fauerholdt
Tlf. 87 87 83 02, mail: mfa@viborg.dk 

Øvrige

Udpeges af kriseleder ifm. aktivering af krisestaben.

Mødested:
Viborg Rådhus, Prinsens Alle 5, 8800 Viborg. Mødelokale M.4.3
Krisestaben kan desuden beslutte at mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering. I givet fald informeres de øvrige deltagere i forbindelse med aktivering.

Indkaldelse:
Kontakt sker med telefon, sms og mail. Arbejdstelefonnumre og arbejdsmails anvendes primært.
Chefer/ledere i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon uden for normal arbejdstid.

It og Digitaliserings krisestab

It og Digitaliserings krisestab indgår i Kommunens øvrige krisestabe, hvor krisen omhandler anvendelsen af It.

It- og digitaliseringschefen vil være kontakten mellem Stabenes øverste krisestab og krisestaben i It- og Digitalisering.

En af afdelingslederne påtager sig rollen som kriseleder i It- og Digitaliserings krisestab og er ansvarlig for arbejdet med hændelser og koordinering af arbejdet i It og Digitaliserings krisestab.

It- og digitaliseringschef Anders Schøler Kollin
Tlf. 30 36 61 95, mail akol@viborg.dk

Afdelingsleder Peter Jakobsen
Tlf. 41 71 90 08, mail: pj@viborg.dk

Afdelingsleder Ole Christiansen
Tlf. 30 76 20 61, mail: okc@viborg.dk

Bemandingen af roller i It og Digitaliserings interne krisestab fremgår af intern dokumentation for arbejdet med beredskabssituationer.

Øvrige

Udpeges af kriseleder ifm. aktivering af krisestaben.

Mødested

Viborg Rådhus, Prinsens Alle 5, 8800 Viborg. It-afdelingen på 2. sal.
Krisestaben kan desuden beslutte at mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering. I givet fald informeres de øvrige deltagere i forbindelse med aktivering.

Indkaldelse

Kontakt sker med telefon, sms og mail. Arbejdstelefonnumre og arbejdsmails anvendes primært.

Chefer/ledere i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon uden for normal arbejdstid.

Direktøren for Beskæftigelse og Økonomi & Personale indgår sammen med kommunikationschefen og sekretariatschefen i Stabs- og Byrådssekretariatet (som log-ansvarlig) i kommunens øverste krisestab, når det er relevant.

Kriseleder Klaus Christiansen kan aktivere den øvrige øverste krisestab via SMS og telefon.

Kriseleder Peter Jakobsen kan aktivere It og Digitaliserings krisestab via SMS, telefon, personligt eller via mail.
Alarmer om kritiske hændelser kommer fra:

• Overvågningssystemer
• Brugere af kritiske systemer
• Leverandører af kritiske systemer
• Center for Cyber-sikkerhed

Når It og Digitalisering modtager en kritisk alarm, vurderer afdelingsleder Ole Christiansen omfanget af hændelsen, og hvad der skal ske. Derudover underrettes afdelingsleder Peter Jakobsen alt efter omfang.

Vurderingen af, om en hændelse skal eskaleres som kritisk, kan udføres af flere roller i It og Digitalisering, men fastsættes endeligt af rollen Kriseleder i It som værende kritisk.

Ledelsen i It og Digitalisering vurderer om og i givet fald hvem i den øvrige ledelse, der skal underrettes.

Ledelsen i It og Digitalisering vurderer, om afdelingens kriseberedskab skal iværksættes.

Kriselederens opgaver

• Validerer og beslutter niveau for krisehåndtering
• Beslutter mødested
• Aktiverer
• Følger dagsordenen

Se action card for kriselederen 

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

• Møder på den aftalte lokalitet
• Tilvejebringer det samlede situationsbillede
• Indretter krisestabens mødelokale
• Opstarter log
• Opstarter løbende situationsbillede
• Sørger for iværksættelse af skærpet overvågning af relevante funktionspostkasser

Se action card for situationsbillede, log og dokumentation 

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

• Møder på den aftalte lokalitet
• Bidrager til situationsbillede og interessent analyse
• Tager hånd om involverede medarbejdere/borgere
• Kommunikerer med berørte medarbejdere

Se action card for ansvarlig for involverede personer

Opgaver til løsningsansvarlig

• Mød på den aftalte lokalitet
• Bidrag til situationsbillede og vurdering af skadesomfang
• Sikre fortsat drift
• Kommuniker med leverandører

Se action card for løsningsansvarlig

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

• Mød på den aftalte lokalitet
• Aktiver krisekommunikations-teams første møde
• Følg indsatsplan for krisekommunikation
• Sikre tydelig, troværdig, autentisk og korrekt information
• Etabler arbejdsfaciliteter for krisestyringsteamet

Se action card for kommunikationsansvarlig

Uddybende beskrivelser af de fem roller

Læs den uddybende beskrivelse på siden Rollebaseret krisestyring

Kriselederen er ansvarlig for at kontakte centrale personer og relevante eksterne myndigheder. 

Denne delplan er udarbejdet af Kommunikation på vegne af stabene. Godkendt af direktør for Beskæftigelse og Økonomi & Personale Klaus Christiansen, den 23. august 2021.