Indsatsplan for events i Viborg Kommune

Der opstår behov for indsats i forlængelse af f.eks. terror, sabotage, ulykker, trusler eller ekstreme vejrsituationer i forbindelse med større events i Viborg Kommune. 

Målet med indsatsplanen er:

• At sikre borgere, medarbejdere og værdier.
• At afpasse beredskabet efter den aktuelle situation.
• Medvirke til at politi, redningsberedskab m.fl. får et optimalt afsæt for deres indsats ved særlige hændelser.

Der kan være tale om større eller mindre hændelser.

Denne indsatsplan giver de overordnede retningslinjer for beredskab/sikkerhed i forbindelse med events.

Der skal for alle større events udarbejdes selvstændige beredskabsplaner tilpasset den enkelte event. Beredskabsplanerne godkendes af sekretariatschefen eller kulturchefen.

Alarmering kan typisk komme via involverede (ansvarlige arrangører, medhjælpere m.fl.) i aktuel event, andre borgere eller politiet og Midtjysk Brand & Redning.

Ansvarlig kriseleder kontakter Kultur- og Eventchef Henrik Zacho eller Sekretariatschef Ole Brandt Pedersen for aktivering af indsatsplanen. Alternativt Anne Sofie van Norde eller Jan Klein.

Kultur & Eventchefen/Sekretariatschefen vurderer, om krisestaben skal aktiveres. Dette gælder også særlige hændelser, hvor kommunen IKKE er arrangør, hvis hændelsen eller stedet for hændelsen har relation til kommunale faciliteter, områder eller lignende.

Egen produktion

Kultur & Udvikling er ansvarlig for beredskab/sikkerhed ved alle events, hvor Viborg Kommune er ansvarlig arrangør (egen produktion).

Ekstern arrangør

Ved arrangementer med en ekstern ansvarlig arrangør er denne sikkerhedsansvarlig. Sikkerheden kan evt. være en del af myndighedsgodkendelserne.

Samarbejdspartner

Ved arrangementer, hvor Viborg Kommune/Kultur & Udvikling er samarbejdspartner, er udgangspunktet, at den eksterne arrangør er sikkerhedsansvarlig og skal udarbejde beredskabsplaner/sikkerhedsplaner – herunder en krisekommunikationsplan. Kultur & Udvikling skal sikre dette. 

Det kan dog aftales, at Viborg Kommune/Kultur & Udvikling overtager hele eller dele af ansvaret og opgaven.

De enkelte beredskabsplaner skal indeholde bl.a. følgende opgaver:

• Arrangements beskrivelse.
• Kontaktpersoner.
• Organisationsplan, herunder sikkerhedsorganisation med funktionsbeskrivelser (ansvar og opgaver).
• Førstehjælpeberedskab mv.
• Evt. sikkerhedspersonale.
• Beredskabsforanstaltninger og oversigter.
• Krisekommunikationsplan.
• evt. Actions Cards.

Afklar om der er tale om en krise, eller noget der kan udvikle sig til en krise.

Afhængig af hændelsens omfang og karakter vurderer Kultur & Eventchefen/Sekretariatschefen, om krisestaben skal aktiveres – evt. i samråd med beredskabsdirektøren.

Afhængig af skaden/situationen alarmeres politi samt Midtjysk Brand & Redning, ligesom andre myndigheder inddrages efter behov.

Håndter krisen/situationen – der koordineres budskaber og udsendes krisekommunikation.

Aktiver evt. nedsat krisegruppe.

Ud over ovenstående iværksætter Kultur & Eventchefen/Sekretariatschefen situationsbestemt kommunikationsplanen og orienterer direktøren for Kultur & Udvikling, kommunikationschefen og andre relevante interessenter.

Chefen for Kultur & Event/Sekretariatschefen har ansvaret for ledelse af indsatsen. Hvis det besluttes at aktivere krisestaben, indtager direktøren for Kultur & Udvikling rollen som kriseleder.

Opgaveløsningen understøttes af relevante afdelinger/enheder i Viborg Kommune.

• Viborg Kommunes chefer, ledere og medarbejdere (aktuelle).
• Eksterne samarbejdspartnere.
• Aktuelle myndigheder politiet, Midtjysk Brand og Redning, Præhospitalet m.fl.

Chefen/lederen for området er overordnet kommunikationsansvarlig.

Hvis der bliver nedsat en krisestab, er det altid kriselederen, der har det overordnede ansvar for kommunikationen. Repræsentant fra Kommunikation understøtter krisekommunikationen.

Her finder du mere om formål, handling og organisering af krisekommunikation.

Se kontaktpersoner hos Kultur & Udvikling. 

Fra ”Delplan – Kultur & Udvikling”:

I tilfælde af en krisesituation - enten generelt eller i forbindelse med en hændelse jf. indsatsplanerne – møder alle medarbejdere som udgangspunkt på arbejde som normalt (tid og sted).

Nøglemedarbejdere med opgaver i forhold indsatsplanerne kontakter snarest muligt pågældende chef/kriseleder for nærmere aftale. Hvis der ikke kan opnås kontakt til nærmeste chef/kriseleder, mødes snarest muligt på rådhuset.

Alle chefer kontakter snarest muligt direktør for nærmere aftale. Hvis der ikke kan opnås kontakt mødes snarest muligt på rådhuset.

Denne indsatsplan er udarbejdet af Hans Jørn Laursen.

Godkendt af Sekretariatschef Ole Brandt Pedersen juni 2026.